Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Ihre Geschäfte in einer ordnungsgemäßen Buchführung zu dokumentieren. Dazu gehören natürlich die Buchungssätze, mit denen Sie Ihre Geschäftstransaktionen in Ihrem Buchhaltungsprogramm erfassen, und aus denen Sie zum Beispiel Ihren Jahresabschluss erstellen. Aber zur Buchführung gehört genauso die ordnungsgemäße Aufbewahrung aller relevanten Belege.
Solange alles papierbasiert erfolgt, sind die Aufbewahrungspflichten vergleichsweise einfach umzusetzen. Die sogenannten Handelsbriefe, also die eingehenden Geschäftsbriefe und Kopien der ausgehenden Schreiben mit geschäftlichem Inhalt, werden übersichtlich in Ordnern abgeheftet.
Aber was passiert in der digitalen Welt, in der “Handelsbriefe” in Form von E-Mails versendet werden? – Alles, was Sie beachten müssen, ist genau geregelt, und zwar in den GoBD. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese wurden von der Finanzverwaltung verbindlich festgelegt, ihr genauer Wortlaut ist beim Bundesfinanzministerium hier abrufbar. Es lässt sich die folgende wesentliche Anforderung herausarbeiten:
Geschäftliche E-Mails müssen in ihrem Originalformat so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine unbemerkten Veränderungen
am Archiv vorgenommen werden können.
Es reicht demnach nicht aus, E-Mails einfach im elektronischen Postfach zu belassen. Denn natürlich kann man später einzelne E-Mails unbemerkt löschen, neue hineinkopieren und auch die gespeicherten E-Mails nachträglich unbemerkt verändern.
Es ist aber auch keine Lösung, E-Mails auf Papier auszudrucken und sie so aufzubewahren, wie Sie es mit den “echten” Papier-Handelsbriefen machen. Digitale Kommunikation muss gemäß GoBD in ihrem Originalformat aufbewahrt werden, das heißt in genau der digitalen Form, in der Sie sie empfangen haben.
Wenn Sie geschäftliche E-Mails versenden oder empfangen, benötigen Sie daher zwingend eine technische Lösung, um die GoBD zu erfüllen. Die Archivierung muss in einem sogenannten revisionssicheren Archiv erfolgen.
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