In der digitalen Welt ist es eine Gratwanderung, sich rechtskonform zu verhalten. So zum Beispiel bei der Archivierung geschäftlicher E-Mails:
Auf der einen Seite besteht für alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Buchführung stehen, eine strenge Archivierungspflicht. Alle für das Finanzamt relevanten Unterlagen müssen Sie in der Regel zehn Jahre lang aufbewahren. Sofern es sich um digitale Daten handelt, verlangen die Finanzbehörden zwingend die elektronische Speicherung in einem revisionssicheren Archiv. Wird dagegen verstoßen, drohen bei einer Betriebsprüfung ernsthafte Konsequenzen.
Wir haben diesen Aspekt ausführlich in folgendem Blog-Artikel erläutert: Geschäftliche E-Mails für das Finanzamt richtig archivieren
Auf der anderen Seite verbietet der Datenschutz das Speichern von personenbezogenen Daten, sofern dies nicht durch ein Gesetz oder den Betroffenen erlaubt wird. Daher führt der Ansatz, für das Finanzamt lieber zu viele als zu wenige Unterlagen zu archivieren, zwangsläufig zu einem Konflikt mit dem Datenschutz.
Eine weitergehende Darstellung dieser Problematik finden Sie in folgendem Blog-Artikel: Vorsicht vor einem Zuviel! – E-Mail-Archivierung und der Datenschutz
Erhalten Sie beispielsweise per E-Mail den Lebenslauf eines Bewerbers, den Sie später ablehnen, dann dürfen diese Daten auf gar keinen Fall im Archiv abgelegt werden. Erst kürzlich wurde ein Bußgeld in Millionenhöhe verhängt, weil ein Immobilienunternehmen die Bewerbungsunterlagen potentieller Mieter dauerhaft gespeichert hat (z.B. hier nachzulesen).
Und in der Praxis?
Um die Anforderungen des Finanzamtes an die Archivierung Ihrer geschäftlichen E-Mails zu erfüllen, benötigen Sie eine technische Lösung zur revisionssicheren Speicherung. Aber Sie müssen sich vor Systemen in Acht nehmen, die automatisiert alle E-Mails aus Ihrem Postfach in ein solches revisionssicheres Archiv überführen.
Die Bloxera GmbH hat mit dem Bloxera® RevisionsArchiv eine einfache Lösung entwickelt, die Dokumente aus Ihrem E-Mail-Postfach revisionssicher archiviert – aber nur solche E-Mails, die Sie entsprechend ausgewählt und für die Archivierung freigegeben haben. Genau so, wie Sie es mit entsprechenden Belegen auf Papier auch handhaben.